Studi Banding HMSI 2024

Gambar 1 Foto bersama HMSI dan HM SISFO

Studi banding adalah suatu aktivitas yang dilaksanakan dengan maksud memperluas pengetahuan dan wawasan guna meningkatkan kualitas dan kemajuan di masa yang akan datang. Jenis kegiatan semacam ini memiliki dampak positif terhadap pertumbuhan suatu kebutuhan, sesuai dengan harapan yang telah ditetapkan. Proses studi banding biasanya melibatkan kelompok kepentingan yang mengunjungi atau berinteraksi dengan obyek tertentu, dilakukan dalam periode waktu yang singkat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Kegiatan Studi Banding HMSI diinisiasi dengan fokus pada pertukaran pengalaman dan pengetahuan antara pengurus Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi (HMSI). Tujuan utamanya adalah meningkatkan kualitas manajemen dan persiapan para pengurus dalam mengelola himpunan mahasiswa. Melalui berbagai interaksi praktis, diharapkan para pengurus dapat mendapatkan wawasan yang mendalam tentang strategi pengelolaan organisasi mahasiswa, termasuk dinamika dan perkembangan terkini dalam industri teknologi informasi. Dengan mengunjungi himpunan mahasiswa lain atau berpartisipasi dalam kegiatan serupa, para pengurus dapat mengeksplorasi praktik-praktik terbaik, memperkaya pengetahuan mereka, dan membangun jaringan yang bermanfaat untuk pengembangan organisasi mereka.

Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi (HM SISFO) Universitas Dian Nuswantoro merupakan organisasi mahasiswa yang berfokus pada program studi sistem informasi yang berperan untuk mengadakan kegiatan, mewadahi aspirasi mahasiswa program studi sistem informasi dan menyampaikan segala informasi akademik maupun non – akademik seputar program studi sistem informasi. Maka dari itu, kami Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi (HMSI) Institut Teknologi Telkom Purwokerto memiliki tujuan untuk melaksanakan studi banding dengan Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi (HM SISFO) Universitas Dian Nuswantoro guna memperoleh wawasan yang lebih mendalam mengenai berbagai inisiatif dan kegiatan yang telah berhasil dilaksanakan oleh mereka.

Salah satu kelebihan yang menonjol dari Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi (HM SISFO) Universitas Dian Nuswantoro adalah fokus mereka yang kuat dalam mengadakan kegiatan dan mendukung aspirasi mahasiswa dalam program studi sistem informasi. Mereka telah berhasil menciptakan lingkungan yang memungkinkan para anggota untuk aktif berpartisipasi dalam berbagai inisiatif dan kegiatan yang relevan dengan bidang teknologi informasi. HM SISFO UDINUS juga dikenal memiliki struktur manajemen yang efektif dan sistematis, yang membantu dalam pengelolaan organisasi secara baik. Keberhasilan mereka dalam menyampaikan informasi, memfasilitasi diskusi, dan mengadakan kegiatan yang bermanfaat telah menarik perhatian kami untuk memilih studi banding ke sana.

Gambar 2 Pembukaan acara oleh Master of Ceremony (MC)

Acara dimulai dengan pembukaan oleh MC, yang kemudian dilanjutkan untuk menyanyikan lagu Indonesia Raya, Mars UDINUS, dan Mars ITTP. Setelah itu, pembina HM SISFO UDINUS memberikan sambutan yang diwakilkan oleh dosen program studi sistem informasi udinus, Para ketua dari masing-masing himpunan, HM SISFO UDINUS dan HMSI ITTP, juga memberikan sambutan. Kemudian dilakukan penyerahan plakat dan sesi foto bersama oleh masing-masing ketua himpunan. Acara dilanjutkan dengan pemaparan struktur organisasi, divisi/departemen, dan sharing program kerja oleh ketua umum HM SISFO UDINUS, yang kemudian diikuti oleh sesi tanya jawab. Setelah itu, dilakukan sesi ishoma oleh seluruh peserta. Sebelum memasuki acara selanjutnya, pembina HMSI ITTP memberikan kata sambutannya. Selanjutnya, wakil ketua HMSI ITTP memaparkan struktur organisasi, divisi/departemen, dan sharing program kerja, diikuti oleh sesi tanya jawab. Acara ditutup dengan sesi bermain game bottle sort di mana masing-masing himpunan mengirikan lima perwakilan untuk bermain, konsep permainannya yaitu peserta diharuskan mengurutkan warna botol yang ada di atas kardus dengan warna botol yang ada di dalam kardus. Setelah sesi game selesai, acara dilanjutkan dengan pembagian hadiah dan sesi foto bersama.

Gambar 3 Pemaparan struktur organisasi dan program kerja HM SISFO UDINUS

Berdasarkan pemaparan yang disampaikan oleh Ketua Umum HM SISFO UDINUS, Ramandita Ardian Maulana, mengenai struktur organisasi, divisi/departemen, dan berbagai program kerja yang diterapkan, banyak informasi dan pengalaman yang kami dapatkan sebagai bahan evaluasi untuk HMSI ITTP ke depannya. Informasi yang diberikan tidak hanya sekadar memperkenalkan struktur internal organisasi, tetapi juga menggambarkan perjalanan dan pengalaman yang telah dilalui melalui program kerja yang telah mereka laksanakan. Pengalaman yang dibagikan juga memberikan gambaran yang jelas mengenai tantangan dan solusi yang dihadapi dalam mengelola organisasi tersebut.

HM SISFO UDINUS memiliki 8 program kerja dalam satu periode di antaranya yaitu EXIIS (Expereince in Information System), Screening, SISGATH (SISFO Gathering), SI TALK, CBC (Canvas Bizplan Competition), SSC (SISFO Sharing & Caring), SENSASI (Seminar Nasional Sistem Informasi), dan MUBES (Musyawarah Besar). Semua program kerja ini dilaksanakan oleh semua anggota HM SISFO UDINUS dan bukan program kerja tiap divisi/departemen. Berbeda dengan HMSI ITTP, yang di mana tiap divisi/departemen memiliki program kerja masing – masing, sehingga ada banyak program kerja yang harus dilaksanakan dalam satu periode.

Untuk terkait proses administrasi, Universitas Dian Nuswantoro memiliki sistem sendiri dalam mengelola administrasi kegiatan mahasiswa, sistem tersebut dinamakan “BIMA (Biro Kemahasiswaan)”. Sistem ini berfungsi untuk mengelola berbagai macam pelayanan kepada mahasiswa dan alumni USINUS, termasuk kegiatan kemahasiswaan, organisasi mahasiswa, manajemen beasiswa, dan urusan alumni.

Dalam proses pengajuan proposal kegiatan, HM SISFO UDINUS memiliki alur antara lain, proposal yang telah disusun diunggah melalui sistem BIMA untuk dilakukan proses verifikasi, setelah proposal terverifikasi selanjutnya adalah meminta tanda tangan pihak – pihak yang terkait, kemudian meminta paraf Koordinator Kemahasiswaan untuk memberi tahu bahwa akan dilaksanakan kegiatan yang diajukan, setelah itu mengirim proposal ke Dekan untuk meminta tanda tangan, proposal yang sudah di tanda tangan dikirim ke bagian Kemahasiswaan, untuk selanjutnya disalurkan ke ketua pelaksana kegiatan agar diunggah di Google Drive kemahasiswaan, yang terakhir proposal dikirim ke bagian keuangan fakultas untuk menunggu pencairan dana.

Dengan informasi yang kami terima tentang struktur organisasi dan program kerja HM SISFO UDINUS, kami HMSI ITTP mendapat banyak pengalaman untuk memperbaiki cara kami mengatur divisi dan membuat program kerja. Kami menyadari bahwa melibatkan semua anggota dalam berbagai kegiatan bisa membantu kami menjadi lebih efektif. Kami juga belajar tentang cara Universitas Dian Nuswantoro mengelola kegiatan mahasiswa melalui sistem BIMA, yang bisa menjadi contoh bagaimana kami bisa lebih efisien dan jelas dalam mengurus kegiatan kami. Dengan belajar dari pengalaman ini, kami yakin bisa membuat HMSI ITTP menjadi lebih baik lagi di masa depan.